Monitoreo y Backups
Las páginas anteriores explican lo que se hace dentro de una empresa. Estas dos pantallas hablan del servidor: cómo va de CPU, memoria y disco, y cómo liberar espacio sin perder los archivos. Se leen juntas, porque la primera te dice que el disco se está llenando y la segunda es donde se arregla.
Monitoreo y Backups son pantallas de la plataforma, no de una empresa. Solo aparecen en el
menú lateral si entras como administrador de la plataforma. Si eres usuario de una
empresa no las verás, y escribir /monitoring o /backups directamente en la barra del navegador
responde 403 No autorizado: no es un error de tu cuenta, es que esas pantallas no son tuyas. De
ese mantenimiento se encarga quien te presta el servicio.
Monitoreo del servidor
Responde a una sola pregunta: cómo va el servidor que sostiene la plataforma.
Arriba, el título Monitoreo del servidor con la etiqueta del entorno y el nombre del host al lado, y a la derecha la hora de la última actualización.
La pantalla se refresca sola cada 10 segundos. Si la dejas abierta mientras investigas algo, los números se van moviendo por su cuenta: el valor que ves siempre es el de hace un momento, no el de cuando abriste.
Las tres tarjetas
| Tarjeta | Qué mide |
|---|---|
| CPU | El porcentaje que está trabajando el procesador, con su barra y, debajo, Carga y Núcleos. |
| Memoria | La RAM usada frente a la total. |
| Almacenamiento | El disco usado frente al total. La barra se pone amarilla cuando el uso sube y roja cuando queda poco espacio. |
Cuando Almacenamiento se acerca al 100 %, lo primero que falla es el guardado de los PDF y XML de los documentos que se emiten. Si la ves en rojo, no esperes: pasa a Copias de seguridad y mira qué empresas están ocupando el espacio.
Consumo histórico
Una gráfica con tres líneas, CPU %, RAM % y Disco %, y un selector de periodo con cinco opciones:
| Periodo | Para qué sirve |
|---|---|
| Última hora | Ver si algo está pasando ahora mismo. |
| Últimas 6 horas | Es el periodo que viene seleccionado por defecto. |
| Últimas 24 horas | Comparar la mañana con la tarde, o ver qué hizo el servidor de noche. |
| Últimos 7 días | Detectar si el consumo sube día a día en lugar de ser un pico aislado. |
| Últimos 30 días | La tendencia del mes. Útil sobre todo para el disco, que solo crece. |
Si es la primera vez que abres la pantalla, la gráfica avisa de que todavía no hay registros: se van generando solos mientras el monitoreo esté activo.
Consumo por empresa
Una tabla que reparte el espacio ocupado entre las empresas de la instalación.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| NIT | El número de identificación de la empresa. |
| Empresa | Su nombre o razón social. |
| Storage | Cuánto ocupan sus archivos en el disco. |
Tiene un buscador, Buscar NIT o empresa, para localizar una fila sin recorrer la lista, y un botón para recalcular el dato. El cálculo se guarda unos minutos, así que si acabas de borrar archivos y el número no baja, pulsa el botón de recálculo en lugar de recargar la página.
Picos de saturación
El último bloque lista los momentos en que el servidor se saturó, del más reciente al más antiguo.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Fecha/hora | Cuándo ocurrió. |
| CPU% | El porcentaje de procesador en ese instante. |
| RAM% | La memoria en ese instante. |
| Disco% | El disco en ese instante. |
| Detalles | Abre la ventana que explica qué lo provocó. |
Su propio selector de periodo tiene tres opciones, Últimas 24 h, Últimos 7 días y Últimos 30 días, y la tabla muestra 15 filas por página.
Un pico es un momento en que el CPU pasó del umbral de saturación, que por defecto es el 85 %.
Cuando en el periodo elegido no se superó el umbral, la tabla no sale en blanco: muestra en su lugar los momentos de más CPU del periodo. Es deliberado, para que siempre haya algo que investigar, pero conviene saberlo: si las filas traen un CPU del 20 % o del 40 %, no son picos de saturación, son simplemente lo más alto que hubo. No hay nada que arreglar.
La ventana de detalles de un pico
El botón Detalles de una fila abre la ventana Qué saturó el CPU, con la hora del pico al lado del título, un resumen de CPU, memoria y disco de ese instante y tres tablas:
| Bloque | Columnas | Qué te dice |
|---|---|---|
| Consultas SQL que estaban corriendo | Tiempo, Estado, Consulta | Qué le estaba pidiendo la plataforma a la base de datos justo entonces. |
| Procesos que más consumían | PID, Usuario, CPU%, MEM%, RES, Tiempo, Comando | Una foto del servidor al estilo de htop: sirve para ver si quien consumía era la plataforma u otro proceso de la máquina. |
| Peticiones lentas en ese momento | Ruta o acción, Duración, Consultas, Consulta más lenta | Qué pantalla o qué llamada de la API tardó, cuántas consultas lanzó y cuál de ellas fue la peor. |
Una petición cuenta como lenta cuando pasa de 3 segundos, que es el valor por defecto.
Pasado ese plazo, los registros antiguos se eliminan solos. Un pico de hace diez días ya no se puede investigar: la fila desaparece y con ella sus consultas, sus procesos y sus peticiones lentas. Si alguien reporta una lentitud, entra a mirarlo esa misma semana.
Copias de seguridad
La pantalla Copias de seguridad, etiquetada Backups, sirve para dos cosas a la vez: guardar los archivos de las empresas en un ZIP descargable y liberar el espacio que ocupan en el servidor.
Lo que sigue se explica con texto a propósito: la pantalla lista todas las empresas de la instalación con su NIT y su nombre, así que no se publica una captura hasta tenerla con datos de prueba. Los nombres de botones y columnas son los reales, y están tal cual los verás.
En la cabecera, junto al título, verás el texto Calculado con la fecha y hora del último cálculo y un botón Recalcular.
Las cuatro tarjetas
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Espacio ocupado | Lo que pesan en total los archivos de los documentos de todas las empresas. |
| Disco libre | Lo que queda libre en el disco, con el porcentaje usado y una barra. La barra se pone amarilla a partir del 80 % y roja a partir del 90 %, y en ese caso avisa además con Espacio crítico. |
| Empresas | Cuántas empresas están ocupando espacio en disco. |
| Respaldar todo | Un botón Generar ZIP que respalda de golpe los archivos de todas las empresas. |
Peso en disco por empresa
La tabla central reparte el espacio empresa por empresa y cierra con una fila de Total.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| NIT | El número de identificación de la empresa. |
| Empresa | Su nombre o razón social. |
| Tamaño | Cuánto ocupan sus archivos. |
| Acciones | Los dos botones de la fila. |
Cada fila trae dos botones, y conviene no confundirlos:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Respaldar todo | Genera un ZIP con todos los archivos de esa empresa, sin filtrar por fecha. No borra nada. |
| Liberar Espacio | Abre la ventana Gestionar por fecha, que es donde se elige un periodo y se decide qué hacer con él. |
El tamaño que ves está precalculado: se actualiza solo cada pocas horas. Si acabas de respaldar y purgar, la tabla seguirá mostrando el peso anterior hasta que pulses Recalcular. Recargar la página no basta.
Respaldos generados
El listado de los ZIP que se han pedido, con estas columnas:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Alcance | Si el respaldo es de una empresa concreta o de todas. |
| Empresa | A quién pertenece, cuando el alcance es de una sola. |
| Rango | Las fechas de los archivos incluidos. |
| Solicitado | Cuándo se pidió. |
| Estado | En qué punto va. |
| Tamaño y Archivos | Lo que pesa el ZIP y cuántos archivos trae. |
| Acciones | Descargar el ZIP o eliminarlo. |
Los respaldos se generan en segundo plano: pedir uno no bloquea la pantalla y la tabla se refresca sola cada pocos segundos mientras haya algo en marcha. Los estados posibles son cuatro:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| En cola | Se ha pedido y está esperando turno. |
| Generando | Se está empaquetando ahora mismo. |
| Listo | Terminado. Es cuando el ZIP se puede descargar. |
| Falló | No se pudo generar. En lugar del tamaño aparece el motivo del error. |
Eliminar un respaldo de esta tabla borra solo el ZIP, no los archivos de la empresa.
Purgas realizadas
Debajo, el registro de los borrados que se han hecho. Es el historial que te permite saber qué se liberó, cuándo y cuánto.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Alcance | Si la purga fue de una empresa concreta o de todas. |
| Empresa | A quién pertenece. |
| Rango | Las fechas de los archivos borrados. |
| Solicitado | Cuándo se pidió. |
| Estado | En qué punto va. |
| Borrados | Cuántos archivos se eliminaron. |
| Liberado | Cuánto espacio se recuperó. |
Las purgas también corren en segundo plano, con sus propios cuatro estados: En cola, Borrando, Hecho y Falló.
Gestionar por fecha
Es la ventana que abre el botón Liberar Espacio de una fila, y la única desde la que se borra algo. Arriba, el filtro:
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Año | Un selector en el que cada opción trae ya el número de archivos y su peso. Incluye una opción Todos, también con su total. |
| Desde y Hasta | Un rango de fechas concreto, para cuando el año entero es demasiado. |
| El botón de limpiar | Deja el filtro en blanco. |
El filtro usa la fecha del archivo, y hay una regla que conviene tener clara: si pones un rango en Desde y Hasta, el rango manda sobre el año seleccionado.
Debajo del filtro hay una vista previa que te dice cuántos archivos coinciden y cuánto pesan antes de que hagas nada. Y luego, las dos acciones:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Respaldar este rango | Su botón Generar ZIP empaqueta lo que coincide con el filtro y lo deja descargable en Respaldos generados. No borra nada. |
| Liberar espacio | La zona roja del pie. Borra del servidor los archivos que coinciden con el filtro. |
La doble confirmación del borrado
El botón Borrar definitivamente nace deshabilitado y no se activa hasta que cumplas los dos pasos, en este orden:
- Escribir el NIT de la empresa en el campo de confirmación. La propia ventana te muestra cuál espera; tiene que coincidir exactamente.
- Marcar la casilla que dice que entiendes que esto borrará los archivos de forma permanente.
Hasta que las dos cosas estén hechas, el botón no responde. Es a propósito: así nadie purga por inercia creyendo que es un clic más.
Purgar elimina del servidor los PDF, XML y ZIP del rango elegido, y no hay forma de recuperarlos desde el panel. El orden correcto es siempre: respaldar, descargar el ZIP, abrirlo para comprobar que trae lo que debe y solo entonces purgar. Descargarlo no es suficiente: un ZIP que no abre no es un respaldo.
Los documentos siguen existiendo ante la DIAN y sus registros siguen en el panel. Lo que se pierde es la posibilidad de volver a descargar sus archivos desde aquí.
Qué revisar y cada cuánto
| Cuándo | Dónde | Qué miras |
|---|---|---|
| Una vez a la semana | Monitoreo, tarjeta Almacenamiento | Que el disco no se esté acercando al límite. Es lo único que crece solo y sin avisar. |
| Una vez al mes | Monitoreo, Consumo histórico en Últimos 30 días | Si el consumo sube mes a mes, el problema no es un pico: es que la instalación se quedó pequeña. |
| Cuando alguien reporte lentitud | Monitoreo, Picos de saturación | Esa misma semana, antes de que el registro se borre a los 7 días. |
| Cuando el disco apriete | Backups, Peso en disco por empresa | Qué empresas ocupan más, para empezar por ahí. |
Y el camino para liberar espacio sin perder nada, que son siempre los mismos cuatro pasos:
- En Peso en disco por empresa, pulsa Liberar Espacio en la empresa más pesada.
- Elige el año o el rango más antiguo y usa Respaldar este rango.
- Espera a que el respaldo figure como Listo, descarga el ZIP y ábrelo para comprobarlo.
- Vuelve a la ventana, repite el mismo filtro y purga con la doble confirmación.
Los archivos de hace años son los que nadie vuelve a descargar y los que más espacio liberan por purga. Empieza por el año más viejo de la empresa más pesada: con eso suele bastar, y es la operación con menos riesgo de que alguien echase en falta algo.